TIETOSUOJASELOSTE
Pohjois-Karjalan Radiokerho ry
Jäsen- ja yhteystietorekisteri
Päivitetty: 21.1.2026
Voimassa toistaiseksi.
-
Rekisterinpitäjä
Pohjois-Karjalan Radiokerho ry
Tonttulankatu 20 B 41, 80100 Joensuu
Sähköposti: hallitus@oh7ab.fi
Verkkosivut: https://oh7ab.fi
Y-tunnus: 1778255-5
-
Rekisterin nimi
Pohjois-Karjalan Radiokerho ry:n jäsen- ja yhteystietorekisteri.
-
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
Yhdistystoiminta
- jäsenrekisterin ylläpito
- laskutus, viestintä ja jäsenpalvelut (GDPR 6.1.b, 6.1.c)
Kerhotoiminnasta kiinnostuneet
- yhteystietojen tallentaminen suostumuksella (GDPR 6.1.a)
Kerhon sisäinen ja ulkoinen tiedotus
- sähköpostilistat, jäsenkirjeet, HamsteriX-lehden jakelu (GDPR 6.1.f)
Radiotoimintaan liittyvät käyttöoikeudet
- kerhon etäaseman käyttöoikeudet
- kerhotilan kulkuoikeudet ja kulkulokit
- QSL-palvelun järjestäminen (GDPR 6.1.f)
Valokuvien käyttö
- kerhon tapahtumissa otettujen valokuvien ja videoiden julkaisu verkkosivuilla, HamsteriX-lehdessä ja some-kanavissa, kun rekisteröity on antanut suostumuksen
- (GDPR 6.1.a suostumus)
Vapepa-toiminta
- Kerhon Vapepa-hälytysryhmän henkilötietoja EI käsitellä tässä rekisterissä.
Ne ovat Vapepan OHTO-järjestelmässä, jota koskee erillinen tietosuojaseloste.
-
Rekisterin tietosisältö
Perustiedot
- nimi
- osoite
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- jäsenyyden tila ja jäsenlaji
- laskutustiedot
- radioamatöörin asematunnus
Kerhotoimintaan liittyvät tiedot
- Radioamatööripätevyys ja kutsumerkki
– etäaseman käyttöoikeuksia varten - Kerhotilan kulkuoikeudet ja kulkuloki
– kulkulupien voimassaolo
– turvallisuussyistä kirjattavat käyntiajat - HamsteriX-lehden jakelutiedot
– postitusosoite tai sähköinen jakelutapa - QSL-palvelun järjestämiseen tarvittavat tiedot
– QSL-korttien lajittelu- ja toimitustiedot
Valokuviin liittyvät tiedot
- mahdolliset suostumukset valokuvien ja videoiden julkaisuun
- tieto siitä, onko kuvaus kielletty
- (Huom: suostumukset voidaan säilyttää sähköisessä tai kirjallisessa muodossa)
Toiminnasta kiinnostuneiden tiedot (ei-jäsenet)
- nimi
- yhteystiedot
- kiinnostustiedot (vapaaehtoiset)
Ei sisälly rekisteriin
- Vapepa-hälytysryhmän tiedot (käsitellään erikseen OHTO:ssa)
-
Tietolähteet
- tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään
- jäsenhakemukset, verkkolomakkeet, tapahtumailmoittautumiset
- Yhdistysavain-palvelu
-
Tietojen säilytysaika
- jäsenen tiedot: jäsenyyden ajan + 3 vuotta
- toiminnasta kiinnostuneiden tiedot: enintään 2 vuotta viimeisestä yhteydenotosta
- kulkulokit: enintään 12 kk
- valokuvasuostumukset: voimassa, kunnes suostumus perutaan
- laskutustiedot: kirjanpitolain mukaisesti 6 vuotta
-
Tietojen luovutukset ja siirrot
- Yhdistysavain (jäsenrekisteri)
- kirjanpitäjä (laskutustiedot)
- postituspalvelut (HamsteriX)
- QSL-järjestelyissä yhteistyökerhot / SRAL (tarvittaessa)
Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle ilman asianmukaisia suojatoimia.
-
Tietojen suojaus
- Yhdistysavaimen käyttöoikeudet rajataan nimetyille henkilöille
- tietojen käyttö edellyttää henkilökohtaista kirjautumista
- paperiaineistoa säilytetään lukituissa tiloissa
- kulkulokit ja käyttöoikeustiedot tallennetaan suojatuille palvelimille
-
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
- nähdä omat tietonsa
- vaatia tietojen oikaisua
- pyytää tietojen poistamista (kun mahdollista)
- peruuttaa suostumus (esim. valokuviin liittyen)
- rajoittaa käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (soveltuvin osin)
- vastustaa tietojen käsittelyä oikeutetun edun perusteella
- tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle
Yhteydenotot: hallitus@oh7ab.fi
-
Evästeet ja verkkosivut
Verkkosivuilla käytettävät evästeet ja lokitiedot kuvataan erillisessä evästeselosteessa.